信息公告
關(guān)于開展對(duì)區(qū)直機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位文件材料歸檔情況檢查的通知
發(fā)布時(shí)間：2018-03-23
各街道辦事處、中英街管理局，區(qū)直各單位，區(qū)法院、檢察院，區(qū)屬各企事業(yè)單位：
為進(jìn)一步加強(qiáng)全區(qū)檔案工作，督促各單位做好文件材料的年度歸檔和科學(xué)管理，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《深圳經(jīng)濟(jì)特區(qū)檔案與文件收集利用條列》等有關(guān)規(guī)定，區(qū)檔案局決定在區(qū)內(nèi)開展文件材料歸檔情況檢查?，F(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：
一、檢查時(shí)間
4月24日至5月18日
二、檢查內(nèi)容
?。ㄒ唬┌凑铡尔}田區(qū)屬單位檔案管理工作量化考核標(biāo)準(zhǔn)》（見(jiàn)附件1），對(duì)各區(qū)屬單位檔案管理工作的行政管理、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、開發(fā)利用、信息化管理四個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行全面考核檢查。重點(diǎn)對(duì)文書、專門、聲像、實(shí)物等檔案的收集完整程度、分類劃期、整理質(zhì)量、檔案錄入、檔案掃描、檔案保存等情況進(jìn)行檢查。
?。ǘ┌凑整}田區(qū)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范要求，對(duì)各區(qū)屬單位2016年度形成的歸檔文件的數(shù)字化工作進(jìn)行考核檢查。重點(diǎn)包括對(duì)掃描圖像質(zhì)量（分辨率應(yīng)大于等于200dpi）、圖像處理、圖像存儲(chǔ)（采用TIFF格式進(jìn)行存儲(chǔ)）等方面進(jìn)行檢查。
?。ㄈ?為切實(shí)加強(qiáng)涉密檔案管理，確保國(guó)家秘密文件資料安全，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》以及上級(jí)有關(guān)規(guī)定，區(qū)檔案局將加大對(duì)涉密檔案整理的檢查力度。主要檢查內(nèi)容：
1、是否嚴(yán)格執(zhí)行中介公司聘用相關(guān)規(guī)定。密件必須由本單位指定工作人員整理。各單位須嚴(yán)格執(zhí)行“標(biāo)有密級(jí)且未經(jīng)解密的涉密檔案，不得交由服務(wù)公司整理、數(shù)字化”，須按要求與檔案服務(wù)公司簽訂《保密協(xié)議書》。
2、涉密檔案實(shí)體整理是否規(guī)范。檔案整理須遵循“涉密文件一般緊跟在同一年度、同一保管期限的非涉密文件最后”原則。涉密文件不得與非涉密文件混裝，涉密件必須單獨(dú)裝盒且在檔案盒脊背最上方注明“涉密”二字。
3、涉密檔案是否獨(dú)立進(jìn)行處理。涉密檔案須由專門工作人員在獨(dú)立的涉密電腦內(nèi)進(jìn)行登記著錄，不能錄入政務(wù)內(nèi)網(wǎng)的檔案系統(tǒng)，涉密檔案密級(jí)等信息著錄必須準(zhǔn)確，著錄時(shí)不得擅自定密、未經(jīng)鑒定小組鑒定擅自升密或降密。
請(qǐng)各單位對(duì)本單位庫(kù)房（檔案室）的檔案進(jìn)行全面徹查，如存在以上問(wèn)題須于4月28日前予以更正。
三、檢查的組織實(shí)施
?。ㄒ唬?span lang="EN-US">4月24～28日，區(qū)檔案局檢查組登錄“鹽田區(qū)電子檔案管理系統(tǒng)”對(duì)各單位檔案整理情況進(jìn)行檢查。各單位認(rèn)真填寫《檔案工作年度檢查登記表》（一式2份），做好迎檢準(zhǔn)備。
（二）5月2～11日，檢查組對(duì)區(qū)直機(jī)關(guān)單位的檔案年末立卷工作進(jìn)行全面檢查。2～4日對(duì)在區(qū)行政中心辦公的單位進(jìn)行檢查，7、8日對(duì)在區(qū)工青婦大廈辦公的單位進(jìn)行檢查，9～11日檢查其他單位。
（三）5月9～11日，請(qǐng)各街道對(duì)照《鹽田區(qū)屬單位檔案管理工作量化考核標(biāo)準(zhǔn)》要求，自行組成檢查組對(duì)下屬文化站、圖書館、各社區(qū)工作站、居委會(huì)檔案工作進(jìn)行檢查，并收集《檔案工作年度檢查登記表》，匯總填報(bào)《各街道數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表》（附件3）發(fā)送至檔案局留言信箱。區(qū)檔案局檢查組暫定于14、15日對(duì)四個(gè)街道辦事處的檔案年末立卷工作進(jìn)行全面檢查，初定路線為14日上午沙頭角街道、下午鹽田街道；15日上午海山街道、下午梅沙街道。
?。ㄋ模?span lang="EN-US">5月16日，對(duì)區(qū)委宣傳部、區(qū)人力局的下屬單位的檔案年末立卷工作進(jìn)行檢查，17～18日對(duì)區(qū)衛(wèi)計(jì)局等機(jī)關(guān)單位下屬單位進(jìn)行檢查。請(qǐng)各主管單位認(rèn)真督促、指導(dǎo)下屬單位按時(shí)完成各項(xiàng)檔案整理工作，并告知檢查時(shí)間。區(qū)檔案局組成若干檢查組直接進(jìn)行檢查，不需要主管部門陪同檢查。
?。ㄎ澹﹨^(qū)法院、檢察院檔案工作檢查時(shí)間定于5月末。區(qū)教育局下屬學(xué)校的檔案工作檢查時(shí)間定于11月末。
請(qǐng)各有關(guān)單位高度重視，積極配合此次檢查，在4月24日前做好相關(guān)迎檢工作，各項(xiàng)檢查時(shí)間不再另行通知。各項(xiàng)檔案工作檢查結(jié)束后，我局將對(duì)整個(gè)檢查情況進(jìn)行通報(bào)。
附件：1．鹽田區(qū)屬單位檔案管理工作量化考核標(biāo)準(zhǔn)
2．檔案工作年度檢查登記表
3．各街道數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表
4. 鹽田紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范要求
鹽田區(qū)檔案局（館）
2018年3月23日